Všichni po vás pořád chtějí tabulky a grafy – koláčové, sloupcové, bublinové, orámované, vyvedené v barvě a odpovídající firemnímu stylu a filozofii? A mají být navíc ještě propojeny s tabulkou, kterou lze libovolně rozšiřovat nebo zužovat a aktualizovat v ní data, přičemž se všechny změny mají okamžitě projevit v podobě výsledného grafu? Musíte do tabulky přidat i nějaké vzorce pro výpočet, podmínky, zaokrouhlování nebo formáty zobrazení? I na to je tabulkový procesor Excel stvořen. Ale pokud jeho nástroji úplně nevládnete, možná máte kopřivku, kdykoli ve výtahu potkáte finančního ředitele, jenž po vás všechna tato kouzla vyžaduje. Řekněte mu jednou ráno konečně „ok“ a připravte konečně všechno tak, jak má být. A oslňte ho tabulkami a grafy tak povedenými, že napříště už bude podobné úkoly za tučné prémie svěřovat jen vám.
Následující případy, kterým jsme se v nedávné době věnovali, vám ukážou, co všechno Excel umí.
PŘÍPAD PRVNÍ: SPOLUPRÁCE EXCELU S WORDEM
Zadání: Jeden vážený klient potřeboval „naprogramovat“ tabulku, která by obchodním zástupcům umožňovala snadno vytvořit nabídku pro konkrétní firmu. Z mnoha cenových programů bylo možné vybrat ty, které se hodí pro daného zákazníka, a v nich pak zvolit vhodné slevy. Všechno se mělo podle zadaných údajů přepočítat a naformátovat.
Výsledek: Hotový formulář obsahuje kromě viditelných listů i skrytý obsah, kde jsou uložena data o cenách a kde se odehrávají zásadní výpočty. Po výběru cenového programu se zobrazí příslušné ceny a roletová menu pro výběr slevy. Jakmile obchodník všechno nastaví, otevře wordovský dokument s naformátovanými tabulkami. Hodnoty z Excelu se přenesou do Wordu a nabídku, opatřenou jménem konkrétní firmy a odpovědného zástupce, je možné bez úprav vytisknout.
PŘÍPAD DRUHÝ: PŘEPOČITATELNÁ DATA
Zadání: Jiný klient chtěl mít k dispozici poměrně komplikovanou a datově provázanou tabulku, do níž budou moci zaměstnanci vkládat několik důležitých dat a zbytek se podle předem daných pravidel vypočítá. Jako podklady jsme dostali ukázku v PDF, jak mají tabulky a grafy vypadat, a také informace o tom, jak spolu všechna čísla souvisejí.
Výsledek: V Excelu jsme vytvořili snadno vyplňovatelný formulář, který respektuje pravidla corporate identity, takže vypadá úplně stejně jako dokument dodaný DTP studiem. Klient dostal editovatelnou tabulku, do níž zaměstnanci zadají jen aktualizovaná data, a zbytek už udělá Excel – vypočítá součty, odečty a další vzorce a tabulky a grafy naformátuje podle výsledných hodnot.
PŘEČTĚTE SI TAKÉ O:
* divech ve Wordu,
* divech v PowerPointu,
* divech v PDF,
* převodu z PDF do Wordu,
* tabulkách a grafech,
* formulářích,
* elektronických publikacích.