Word není jen textový editor, který umožňuje napsat text, některé pasáže tučně nebo kurzívou, případně to důležité zvýraznit červeně nebo podtrhnout. Jde o složitý a sofistikovaný program, který má stovky funkcí. Možná jich při běžné práci používáte jen několik, a když potřebujete něco speciálního, maximálně desítky.
Pokud vytváříte běžné texty a potřebujete je formátovat základním způsobem, ručíme vám za to, že drtivou většinu funkcí pravděpodobně nikdy v životě nevyužijete. Jestliže ale potřebujete něco speciálního nebo píšete velké množství dokumentů a chcete, aby se podobaly jeden druhému jako vejce vejci, Word vám může práci usnadnit.
Používáte místo vytištěných hlavičkových papírů šablony ve Wordu, které doplníte textem a teprve potom kompletně vytisknete na laserové tiskárně? Tak to se vám možná stalo, že druhý dokument nevypadá úplně stejně jako ten první, protože Word umožňuje nejrůznější nastavení a kreativita těch, kdo se šablonami pracují, mnohdy nezná mezí…
Pohleďte, s jakými zadáními jsme si v minulosti poradili. Můžete se inspirovat, co všechno takový Word umí a co všechno byste mohli potřebovat.
PŘÍPAD PRVNÍ: AKTUALIZOVANÉ CENÍKY
Zadání: Jeden velký zákazník má na internetových stránkách aktuální verze ceníků pro firemní zákazníky i koncové spotřebitele, a to nejen v češtině, ale také v angličtině. Protože se ceníky v malé míře mění každý měsíc, chtěl klient zařídit, aby ceníky, které jsou v PDF, mohl jeden zaměstnanec měnit operativně bez nutnosti zadávat úpravu ceny nebo přidání odstavce agentuře.
Výsledek: Agentura nám dodala ceníky v PDF, my jsme ve Wordu vytvořili šablony a zajistili, aby výsledné dokumenty vypadaly nachlup stejně jako originály, a firmě jsme dodali wordovské dokumenty, v nichž je možné libovolné pasáže upravovat. Pokud dojde ke změně stránkování, před vygenerováním PDF se automaticky přečísluje obsah a na web putují ceníky určené oku zákazníka. Agenturu to obtěžuje minimálně.
PŘÍPAD DRUHÝ: ŠABLONY
Zadání: Jeden z našich klientů potřeboval udělat šablonu hlavičkových papírů pro dopisy, zápisy z jednání a objednávky. Ty sice společnost dostala z reklamní agentury, jež připravila grafický manuál, a několik zaměstnanců už se snažilo ve Wordu připravit dokument, který by vypadal jakž takž stejně, ale vždy s rozpačitými výsledky a pokaždé jinak. Zadání tedy znělo najít jednoduchý nástroj, který dokumenty sjednotí a budou ho moci používat všichni.
Výsledek: Vytvořili jsme sadu šablon pro dokumenty, jejichž vzhled byl víceméně definován v grafickém manuálu společnosti – dopis, objednávku, zápis ze schůzky, předávací protokol a faxovou zprávu. Teď si zaměstnanec, který chce vytvořit daný dokument, stáhne šablonu z firemního serveru, vyplní potřebné údaje a dokument vytiskne nebo vyexportuje do PDF. Nezabývá se řádkováním, neřeší velikost písma a nezajímá ho needitovatelný text (dokonce ho ani měnit nemůže); vyplňuje jen to, co se od něho chce, a dokument vypadá přesně tak, jak vypadat má.
PŘÍPAD TŘETÍ: EDITOVATELNÝ FORMULÁŘ
Zadání: Stejný klient potřeboval vytvořit formulář, který vedle standardního textu se smluvními podmínkami obsahoval také variabilní pasáže, jež bylo potřeba měnit podle typu zákazníka. Podstatné bylo, aby zaměstnanci nemohli jasně stanovené a právníky potvrzené texty editovat a aby mohli zasahovat jen do položek určených k vyplnění.
Výsledek: Do šablon dokumentů jsme na místa editovatelných bloků vložili formulářová pole. Teď každý, kdo se šablonou potřebuje pracovat, dvěma kliknutími vloží datum (pokud mu nevyhovuje přednastavené dnešní), vybere z rozbalovacího menu, o jaký typ dokumentu se jedná a komu je určen, a na stanovená místa napíše konkrétní údaje určené danému zákazníkovi.
PŘÍPAD ČTVRTÝ: TABULKA S DATY VE WORDU
Zadání: Jiný klient potřeboval zařídit, aby se ve Wordu zobrazovala tabulka z Excelu, kterou ve firmě několik lidí často aktualizuje. Cílem bylo naformátovat wordovský dokument tak, aby vypadal přesně jako ukázka poslaná z DTP studia a aby před tiskem načetl z excelovské tabulky aktuální data.
Výsledek: Nejprve jsme vytvořili tabulku v Excelu, která je na sdíleném serveru k dispozici všem, kdo do ní zapisují data. Druhou částí řešení byl dokument ve Wordu, jenž obsahuje naformátovanou tabulku a další text, který se nemění. Po otevření šablony získá Word ze zdrojové tabulky v Excelu aktuální čísla a zapíše je do tabulky.
PŘÍPAD PÁTÝ: DOKUMENTY VSKUTKU STYLOVÉ
Zadání: Náš významný zákazník po nás pravidelně vyžaduje úpravu wordovských dokumentů, z nichž generuje elektronické knihy. Protože vedle formátů pro čtečky e-knih vydává také jejich PDF verze, potřebuje přizpůsobovat grafickou úpravu dokumentů a rychle měnit formát jednotlivých bloků, které knihy obsahují.
Výsledek: Bez výjimky používáme stylování. Jednotlivé bloky textů označujeme příslušnými styly, takže mají v celém dokumentu stejný vzhled. Pokud není klient s výslednou podobou spokojen, stačí, když on nebo my změníme formátování stylu, a všechny texty označené tímto stylem se přeformátují v celém dokumentu. Výhodou je nejen jednotná úprava, ale také úspora času, která u mnohasetstránkových textů dosahuje docela slušných hodnot.
PŘEČTĚTE SI TAKÉ O:
* divech v Excelu,
* divech v PowerPointu,
* divech v PDF,
* převodu z PDF do Wordu,
* tabulkách a grafech,
* formulářích,
* elektronických publikacích.